Úprava podmínek práva svobodného přístupu k informacím

	

Tato instrukce slouží pouze pro interní potřebu a její poskytování jiným osobám, než k tomu určeným je možné pouze se souhlasem tajemníka ÚMČ.

Garant:	Mgr.Dana Davidová, ved.KT	Datum – Podpis:	4.6.2014	
Schválil:	Usnesení č. 315/RMČ/2014	Datum – Podpis:	---	

Nahrazuje:	QI  42-02-04 V01R08	
Platnost od:	4.6.2014	
Účinnost od:	4.6.2014	

Úprava podmínek práva svobodného přístupu k informacím
1.	Úvod a cíl
2. Oblast a rozsah použití
3. Pojmy a zkratky
3.1 Definice pojmů
3.2 Použité zkratky
4. Odpovědnosti a pravomoci
5. Popis činností
5.1. Zveřejňování informací
5.2. Omezení práva na informace
5.3. Žádost o poskytnutí informace
5.4.  Postup při podávání a vyřizování písemných i ústních žádostí o poskytnutí         informace
5.5. Vyřizování žádostí o informace adresovaných na ÚMČ Praha 14
5.5.1 Postup při poskytování informací o platech a odměnách pracovníků
5.6. Lhůty pro vyřízení žádosti
5.7. Vyřizování žádosti o  informace adresovaných ostatním orgánům městské části Praha 14
5.8. Rozhodnutí
5.9. Odvolání
5.10. Stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace
5.11. Hrazení nákladů
5.11.1.  Pořizování kopií v souvislosti s poskytováním informací a při zabezpečování kopií pro občany v souvislosti s vyřizováním jejich záležitostí na úřadě
5.11.2.  Náklady spojené s vyhledáváním a zpracováním
5.11.3. Pořizování kopií v rámci správního řízení a z  úřední spisové dokumentace vedené podle zvláštních právních předpisů na Úřadě městské části Praha 14
5.12. Výroční zpráva
5.13. Postup při zpracování materiálů vyvěšovaných na úřední desku a na webovou stránku Úřadu městské části Praha 14
5.13.1. Vyvěšování materiálů na úřední desku úřadu
5.13.2. Záměry obce na pronájem nebo prodej
5.13.3. Ostatní materiály
5.13.4. Vyvěšení písemných materiálů, zasílaných úřadu od jiných organizací
5.13.5. Podmínky pro předání materiálů odboru informatiky
6. Záznamy
7. Související dokumentace
7.1 Dokumenty QMS
7.2 Ostatní závazné dokumenty ( v platném znění)
8. Závěrečná ustanovení
9. Seznam příloh
Rozdělovník / seznámení s obsahem
Revizní / změnový list
Žádost o poskytnutí informace
Oznámení o vyřízení žádosti
Vzor rozhodnutí – fyzická osoba
Vzor rozhodnutí – právnická osoba
Žádost o poskytnutí kopií spisového materiálu

1.	Úvod a cíl

Tato instrukce upravuje právo svobodného přístupu k informacím a stanoví základní podmínky, za nichž jsou informace poskytovány, v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím,  ve znění pozdějších předpisů.  
Při povinnosti poskytovat informace podle zvláštních předpisů (např. zákon č. 123/1998 Sb., o právu na informace o životním prostředí, ve znění pozdějších předpisů) se nepostupuje dle  zák. č. 106/1999 Sb., v platném znění.

2. Oblast a rozsah použití
Instrukce je závazná pro všechny zaměstnance městské části Praha 14 zařazené do Úřadu městské části Praha 14 a pro uvolněné členy Zastupitelstva městské části Praha 14.
 
3. Pojmy a zkratky
3.1 Definice pojmů
Povinný subjekt 
	Městská část Praha 14 a její orgány tj. úřad, starosta, rada, zastupitelstvo,   komise Rady městské části Praha 14 a výbory Zastupitelstva městské části Praha 14	
Zveřejnění	Zveřejněním se rozumí vystavení informace na úřední desce , v  písemné formě na místě veřejnosti přístupném ( informační kancelář ) a v elektronické podobě.	
Informace	Obsah nebo jeho část zaznamenaná na jakémkoliv nosiči v listinné, elektronické, zvukové, obrazové nebo audiovizuální podobě.	
Zveřejněná informace	Informace, která může být vždy znovu vyhledána a získána.	
Informace doprovodná	Informace, která úzce souvisí s  požadovanou informací (např. údaj o její existenci, původu, počtu, důvodu odepření, době, po kterou důvod odepření trvá a kdy bude znovu přezkoumán, a dalších důležitých rysech.).	
3.2 Použité zkratky
MHMP	Magistrát hlavního města Prahy	
MČ	Městská část	

4. Odpovědnosti a pravomoci 
Informace poskytují zejména starosta, zástupci starosty, tajemník a ostatní zaměstnanci úřadu.  Vedoucí odborů jsou odpovědni za to, že žadateli bude poskytnuta informace v rozsahu působnosti jejich odboru.
Zaměstnanci úřadu jsou povinni poskytovat informace zveřejněním nebo na základě žádosti.
Další odpovědnost a pravomoci jsou stanoveny v textu kapitoly 5. této instrukce.
5. Popis činností
5.1. Zveřejňování informací 
-  Všechny informace, zveřejňované v souladu s ust. § 5 zákona č. 106/1999 Sb., o  
svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, budou umístěny 
v písemné formě v informační kanceláři úřadu, kde bude umožněno případné 
pořizování kopií listin za úhradu, případně na úřední desce. Informace dle § 5, odst. 1, 2 jsou zveřejňovány i způsobem umožňujícím dálkový přístup. Dálkový přístup je zaručen na www stránkách městské části Praha 14 prostřednictvím  odboru informatiky.
-	Jestliže žadatel požaduje informaci, která již byla zveřejněna budou mu odpovědným pracovníkem co nejdříve sděleny údaje umožňující vyhledání a získání již zveřejněné informace,  nejpozději ve lhůtě 7 dnů. Pokud však žadatel trvá na přímém poskytnutí již zveřejněné informace, musí mu být poskytnuta.
5.2. Omezení práva na informace
-	Povinný subjekt neposkytne informace: uvedené v §7, 8a, 8b, 9, 10 a §11 odst. 2,3,4,5 zákona č. 106/1999 Sb., o  svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů ( dále jen zákona).
-	Povinný subjekt může omezit poskytnutí informací v případech stanovených v § 11 odst. 1 zákona.
-	Povinný subjekt poskytne vždy požadované informace v plném rozsahu, pokud to není v rozporu se zákony, které  konkrétní informace poskytovat zakazují. Pak je nutné podat informaci, kterou zákon připouští včetně doprovodných informací po vyloučení těch informací, u nichž to stanoví zákon. Právo odepřít informaci trvá pouze po dobu, po kterou trvá důvod odepření. V odůvodněných případech je třeba ověřit, zda důvod odepření trvá. 
5.3. Žádost o poskytnutí informace
Žádost o poskytnutí informace se podává ústně nebo písemně, a to i prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (telefon, fax, PC).
Není-li žadateli na ústně podanou žádost informace poskytnuta anebo nepovažuje-li žadatel informaci poskytnutou na ústně podanou žádost za dostačující, je třeba podat žádost písemně.
5.4.  Postup při podávání a vyřizování písemných i ústních žádostí o poskytnutí
        informace
-	Ústní žádostí se rozumí: osobní ústní žádost o informaci a  telefonická žádost. 
O vyřízení ústní žádosti se neprovádí písemný záznam.
-	Písemnou žádostí se rozumí: písemné podání přes podatelnu (popř. odbory), fax a e-mail. Pro usnadnění podání žádosti může být žadateli poskytnut formulář „Žádost o poskytnutí informace“ (příloha č. 3). Formuláře budou k dispozici v informační kanceláři úřadu i na odborech úřadu.
Písemné žádosti budou podávány přes podatelnu úřadu. Pokud žadatel předá žádost o informaci na některém z odborů úřadu, je tento odbor povinen neprodleně ji nechat  opatřit razítkem  doručení  včetně čísla jednacího v podatelně a předat vždy k zaevidování a vyřízení do kanceláře tajemníka.  Za den  doručení písemné žádosti se považuje den uvedený na razítku podatelny.
Podání musí být adresováno na Úřad městské části Praha 14 (t.j. tajemníkovi, odborům) nebo na městskou část Praha 14 (t.j. starostovi, zástupci starosty, zastupitelstvu a radě, jejich výborům a komisím), a musí v něm být uvedeno,  že se žadatel domáhá poskytnutí informace ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., ve znění pozdějších předpisů.  Musí být z něj zřejmé kdo podání činí. Fyzická osoba uvede v žádosti jméno, příjmení, datum narození, adresu místa trvalého pobytu nebo, není-li přihlášena k trvalému pobytu, adresu bydliště a adresu pro doručování, liší-li se od adresy trvalého pobytu nebo bydliště. Právnická osoba uvede název, identifikační číslo, adresu sídla a adresu pro doručování, liší-li se od adresy sídla. Adresou pro doručování se rozumí též elektronická adresa.  Je-li žádost učiněna elektronicky, musí být podána prostřednictvím elektronické podatelny úřadu.

5.5. Vyřizování žádostí o informace adresovaných na ÚMČ Praha 14
Kancelář tajemníka je garantem za vyřizování všech písemných  žádostí o informace a vede jejich evidenci.
-	V případě, že je žádost nesrozumitelná a není z ní zřejmé jaká informace je požadována, nebo je formulována příliš obecně, vyzve kanceláře tajemníka žadatele ve lhůtě do 7 dnů od podání žádosti, aby žádost upřesnil. Neupřesní-li žadatel žádost do 30 dnů ode dne doručení výzvy rozhodne kancelář tajemníka o odmítnutí žádosti.
-	V případě, že požadované informace se nevztahují k působnosti úřadu nebo městské části Praha 14 a jejich orgánů, žádost kancelář tajemníka odloží a tuto odůvodněnou skutečnost sdělí do 7 dnů ode dne doručení žádosti žadateli. 
-	Brání-li nedostatek údajů o žadateli postupu vyřízení žádosti o informaci, vyzve žadatele ve lhůtě do 7 dnů ode dne podání žádosti, aby žádost doplnil. Nevyhoví-li žadatel výzvě do 30 dnů ode dne jejího doručení, kancelář tajemníka žádost odloží.
-	Pokud žádost obsahuje všechny náležitosti dle této směrnice, odpoví kancelář tajemníka žadateli po konzultaci s příslušnými odbory. U jednoduchých dotazů a žádostí odpoví přímo odbor, do jehož kompetence dotaz spadá a kopii odpovědi předá do kanceláře tajemníka (informační kancelář).
Kancelář tajemníka zašle žadateli oznámení o vyřízení žádosti (příloha č. 4). Odeslání oznámení o vyřízení žádosti se z hlediska dodržení lhůt uvedených považuje za poskytnutí požadované informace. 
Kancelář tajemníka vydá žadateli informaci  po zaplacení úhrady. Pokud budou      s vyřízením žádosti spojeny další náklady, bude tato skutečnost oznámena písemně žadateli před poskytnutím informace. Z oznámení musí být zřejmé, na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše uvedené úhrady vyčíslena.
Poskytnutí informace je podmíněno zaplacením úhrady. Pokud žadatel do 60 dnů ode dne oznámení výše požadované úhradu nezaplatí, kancelář tajemníka žádost odloží. Po dobu vyřizování stížnosti proti výši požadované úhrady lhůta podle předchozí věty neběží.
V případě zaslání informace na adresu žadatele bude tato odeslána doporučeně na dodejku.
-	O postupu při poskytování písemné informace se pořídí záznam.
5.5.1 Postup při poskytování informací o platech a odměnách pracovníků
Poskytnutí  informace o platu nebo odměně konkrétního pracovníka bez jeho souhlasu k tomuto úkonu může být v odůvodněných případech při uplatnění testu proporcionality odmítnuto, a to  s ohledem na konkrétní podmínky případu, zejména pokud nutnost ochrany soukromí a osobních údajů pracovníka převažuje nad právem žadatele na informace, resp. nad požadavkem kontroly ze strany veřejnosti (provedení testu proporcionality). Týká se to hlavně pracovníků, kteří nejsou zařazeni na vysokých pracovních pozicích, nemají rozhodovací pravomoc a nenakládají  s veřejnými prostředky  nad 250 000,- Kč (analogicky §2 odst.2 a 3 zákona o střetu zájmů).

Při odmítnutí poskytnutí informace se postupuje podle čl 7.8 této instrukce.

5.6. Lhůty pro vyřízení žádosti
-	Lhůta pro vyřízení žádosti je 15 dní ode dne přijetí žádosti nebo ode dne jejího doplnění.
-	Lhůtu pro poskytnutí informace může  ze závažných důvodů prodloužit tajemník, nejvýše však o 10 dní. 
Závažnými důvody jsou:
a)  vyhledání a sběr požadovaných informací v jiných úřadovnách, které jsou oddělené od úřadovny vyřizující žádost
b) vyhledání a sběr objemného množství oddělených a odlišných informací požadovaných  v jedné žádosti
c)  konzultace s jiným povinným subjektem, který má závažný zájem na rozhodnutí o žádosti, nebo mezi dvěma nebo více složkami povinného subjektu, které mají závažný zájem na předmětu žádosti.
-	Žadatel musí být o prodloužení lhůty i o jeho důvodech vždy prokazatelně písemně informován, a to včas před uplynutím lhůty pro poskytnutí informace.
5.7. Vyřizování žádosti o  informace adresovaných ostatním orgánům městské části Praha 14
-	Povinný subjekt  postupuje při vyřizování žádosti způsobem uvedeným v bodech 5.5. a 5.6.  této instrukce. O doručené žádosti informuje kancelář tajemníka, která vede evidenci žádostí. O prodloužení lhůty dle bodu 5.6. rozhoduje starosta m.č. Praha 14.
-	V případě žádosti určené ZMČ Praha 14 grémium starosty stanoví, kdo připraví  odpověď na žádost. Odpověď bude po projednání v RMČ Praha 14, ve lhůtě dle bodu 5.6. odeslána žadateli, který bude upozorněn na skutečnost, že v dané podobě bude odpověď předložena ještě na nejbližší zasedání ZMČ Praha 14. 
Žádosti o informace adresované výborům zastupitelstva nebo komisím rady předá kancelář tajemníka, po zaevidování a projednání v grémiu starosty příslušnému tajemníku výboru nebo komise, který zabezpečí  jejich předání předsedům těchto orgánů k vyřízení. 
5.8. Rozhodnutí
-	Pokud městská část nebo její orgán žádosti, byť i jen z části, nevyhoví, bude  ve věci ve lhůtě pro vyřízení žádosti vydáno rozhodnutí, t.j. nejpozději do 15 dnů od přijetí podání nebo od upřesnění žádosti. 
Rozhodnutí podepisuje starosta nebo zaměstnanec úřadu, pověřený Radou městské části Praha 14.
Rozhodnutí  (příloha č. 5, 6) musí obsahovat:
a)	označení povinného subjektu (Úřad m.č. Praha 14, městská část Praha 14, orgán m.č. Praha 14)
b)	číslo jednací
c)	datum vydání rozhodnutí
d)	označení příjemce rozhodnutí
e)	výrok s uvedením právních předpisů, podle nichž bylo rozhodováno
f)	odůvodnění každého omezení práva na informace
g)	poučení o místu, době a formě podání opravného prostředku
h)	vlastnoruční podpis starosty nebo zaměstnance, pověřeného Radou městské části Praha 14 vyřizováním rozhodnutí  s uvedením jména, příjmení a funkce
-	Rozhodnutí musí být doručeno žadateli na dodejku do vlastních rukou. 
5.9. Odvolání
-	Žadatel může podat odvolání proti rozhodnutí o odmítnutí žádosti ve lhůtě do 15 dnů od doručení rozhodnutí. 
Odvolání se podává u Úřadu m.č. Praha 14 nebo (orgánu) městské části Praha 14, který rozhodnutí vydal nebo měl vydat. Odvolání předloží povinný subjekt ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení odvolání prostřednictvím kanceláře tajemníka  spolu se spisovým materiálem nadřízenému orgánu:
a)	odvolání proti rozhodnutí v otázce neposkytnutí (částečného poskytnutí) informace, týkající se přenesené působnosti městské části Praha 14 rozhoduje Magistrát hl.m. Prahy.
b)	odvolání proti rozhodnutí, které se týká informací ve věci samostatné působnosti obce rozhoduje Zastupitelstvo m.č. nebo Rada m.č. Praha 14.
Odvolací orgán rozhodne o odvolání do 15 dnů od předložení odvolání.
-	Proti rozhodnutí o odvolání se nelze odvolat.
-	Rozhodnutí o odmítnutí žádosti je přezkoumatelné soudem dle občanského soudního řádu, ve znění pozdějších předpisů.
5.10. Stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace
-	Žadatel může podat stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace  v případech stanovených v §16a odst. 1) zákona.
-	Stížnost lze podat písemně nebo ústně. Je-li stížnost podána ústně a nelze-li ji ihned vyřídit, sepíše o ní kancelář tajemníka písemný záznam.
-	Stížnost se podává povinnému subjektu prostřednictvím Úřadu m.č. Praha 14, a to do 30 dnů ode dne doručení sdělení o již zveřejněné informaci nebo sdělení o odložení žádosti z důvodu že požadované informace se nevztahují do působnosti Úřadu m.č. Praha 14 či městské části Praha 14,  nesouhlasí s výší úhrady požadované v souvislosti s poskytnutím informací nebo do 30 dnů ode dne uplynutí lhůty pro poskytnutí informace při odmítnutí žádosti nebo části žádosti případně uplynutí lhůty při prodloužení lhůty pro poskytnutí informace ze závažných důvodů.
-	Povinný subjekt předloží stížnost spolu se spisovým materiálem do 7 dnů ode dne, kdy byla stížnost na Úřad m.č. Praha 14 doručena, pokud v této lhůtě stížnosti sám zcela nevyhoví tím, že poskytne požadovanou informaci nebo vydá rozhodnutí o odmítnutí žádosti, Magistrátu hl.m. Prahy ve věcech přenesené působnosti nebo Radě městské části Praha 14 případně Zastupitelstvu městské části Praha 14 (dle povahy věci) ve věcech samostatné působnosti.
-	Nadřízený orgán o stížnosti rozhodne do 15 dnů ode dne, kdy mu byla předložena. Své rozhodnutí oznámí žadateli a kanceláři tajemníka.
5.11. Hrazení nákladů 
5.11.1.  Pořizování kopií v souvislosti s poskytováním informací a při zabezpečování kopií pro občany v souvislosti s vyřizováním jejich záležitostí na úřadě
-	V souvislosti s poskytováním informací a při zabezpečování pořizování kopií pro občany při vyřizování jejich záležitostí na Úřadě městské části Praha 14 může být  povinným subjektem požadována  úhrada nákladů za zhotovení kopií listin, a to:
formát A4                             					Kč 2,-
formát A4 oboustranně        					Kč 3,-
formát A3                             					Kč 3,-
formát A3 oboustranně        					Kč 4,-
na žádost občana barevný výtisk zvyšuje částky o 		Kč 10,-
výtisk z tiskárny počítače  jedna stránka                       	Kč 3,-
poštovné dle skutečných nákladů 	
technický nosič dle skutečných nákladů
Pokud o to žadatel požádá,  musí mu být  potvrzena  výše úhrady nákladů.
-	Místa, kde mohou občané požádat o vyhotovení kopií:
a)	objekt Bří Venclíků 1073 – podatelna
b)	objekt Bří Venclíků 1072 – Informační kancelář, občanskosprávní odbor
-	Pro příjem plateb v hotovosti je na uvedených úsecích určen pracovník.
-	Odbor hospodářské správy zajišťuje pokladní doklady (paragony) pro příjem finančních prostředků. 

5.11.2.  Náklady spojené s vyhledáváním a zpracováním
      -   Náklady spojené s vyhledáváním a zpracováním jsou požadovány:
          a) do 1 hodiny zdarma
          b) za každou další započatou hodinu poplatek ve výši 150,-Kč 

5.11.3. Pořizování kopií v rámci správního řízení a z  úřední spisové dokumentace vedené podle zvláštních právních předpisů na Úřadě městské části Praha 14
-	Úředníci územně samosprávného orgánu v rámci Úřadu městské části Praha 14 se řídí tímto postupem, budou-li na základě požadavku účastníků  řízení, jejich zástupců, popř. jiných osob, které prokáží právní zájem nebo jiný vážný důvod (nebude-li tím porušeno právo některého z účastníků, popřípadě dalších dotčených osob anebo veřejný zájem), pořizovat kopie spisu nebo jeho části. 
-	Tímto postupem se také řídí úředníci územně samosprávného orgánu v rámci Úřadu městské části, kteří jsou povinni vést podle zvláštních právních předpisů spisovou dokumentaci a pro stanovení úhrady za pořízení kopie ze spisové dokumentace platí zákon  č.274/2012 ze dne 18. července 2012, kterým se mění zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů,   a nejedná se o správní řízení. 
-	Úředník správního orgánu pořídí kopie spisu nebo jeho části za následně uvedených podmínek :
a)	je-li požadováno pořízení kopií do počtu 5 listů, pořídí úředník  kopie obratem a žadatel zaplatí správní poplatek v pokladně úřadu (popř. v informační kanceláři  nebo v podatelně); na základě potvrzení o zaplacení budou občanovi vydány zhotovené kopie;
b)	pokud žadatel bude požadovat více kopií než 5 listů, vyplní písemnou žádost, která je přílohou č. 7 této instrukce;  úředník  s žadatelem domluví termín vyzvednutí kopií, zpravidla na následující úřední den (popř. zaslání na adresu)  a zaplacení kopií proběhne stejným způsobem jako u kopií, vyhotovených obratem.
 Žadatel zaplatí  l5,- Kč za první stránku a Kč 5 za každou další i započatou stránku, je-li
  pořizována na kopírovacím stroji nebo tiskárně počítače.
-     Pokud žadatel bude požadovat kopie spisu nebo jeho části  (v případě, že  materiály ve
       spisu na úřadě budou v elektronické podobě):
a)  na svém přineseném CD zaplatí správní poplatek ve výši 80,- Kč  v   pokladně   úřadu   (popř. v informační kanceláři  nebo v podatelně); na základě potvrzení o zaplacení budou občanovi  příslušná  data uložena na jeho přinesené CD.
   -  Ceny za pořízení kopií jsou v souladu s položkou č. 3 sazebníku správních poplatků
        zákona č.274/2012 Sb., o správních poplatcích, kde je též stanoveno, kdo je osvobozen
        od správních poplatků a co není předmětem správních poplatku podle této položky.
5.12. Výroční zpráva
Kancelář tajemníka předkládá  zpracovanou výroční zprávu o činnosti m.č. a jejich orgánů v oblasti poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů   za předcházející kalendářní rok ke schválení Radě městské části Praha 14. Po schválení  bude zveřejněna vždy v termínu do 1. března. Za zveřejnění zodpovídá Kancelář tajemníka.
Výroční zpráva musí obsahovat údaje dle § 18 zákona.
Umožnění  přístupu k informacím nebo poskytnutí informace za podmínek a způsobem stanoveným touto směrnicí není porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost uložené zvláštními zákony.
5.13. Postup při zpracování materiálů vyvěšovaných na úřední desku a na webovou stránku Úřadu městské části Praha 14 
5.13.1. Vyvěšování materiálů na úřední desku úřadu
-	Vyvěšování materiálů na úřední desku úřadu v písemné formě zabezpečuje Kancelář  tajemníka – informační  kancelář, v elektronické podobě na webové stránky úřadu oddělení informačních a komunikačních technologií Kanceláře tajemníka.
5.13.2. Záměry obce na pronájem nebo prodej
-	Záměry obce na pronájem či prodej nemovitosti nebo další dokumenty, které obec chce nebo musí zveřejnit na úřední desce, zejména ty, které byly projednány Radou nebo Zastupitelstvem městské části Praha 14, jsou zveřejněny na úřední desce úřadu a na elektronické desce na webových stránkách Úřadu městské části Praha 14 (www.praha14.cz).
-	Tyto materiály jsou předkládány odbory úřadu Radě a Zastupitelstvu městské části Praha 14 prostřednictvím Kanceláře starosty, která zajišťuje zpracování všech předkládaných materiálů pro jednání Rady a Zastupitelstva městské části Praha 14, pořizuje zápisy z jednání a zpracovává usnesení rady a zastupitelstva. Na základě přijatého usnesení vyhotoví odbor, který materiál předkládal příslušný dokument a předloží jej starostovi městské části Praha 14 k podpisu. Po podepsání starostou budou dokumenty předány zpět příslušnému odboru a tento odbor prostřednictvím Kanceláře tajemníka ( informační kancelář ) zajistí vyvěšení na úřední desce úřadu a neprodleně též zašle dokument v elektronické podobě odboru informatiky v zásilce elektronické pošty.
5.13.3. Ostatní materiály
-	Pokud odbory potřebují vyvěsit na úřední desku jakýkoliv jiný dokument, který nebyl vytvořen na Úřadu m.č. Praha 14 (např. výzva k odstranění vraku auta, doručení veřejnou vyhláškou, apod.), předají požadavek na zveřejnění Kanceláři tajemníka – informační kanceláři a ta zajistí vyvěšení na úřední desce úřadu a neprodleně též zašle dokument v elektronické podobě odboru informatiky v zásilce elektronické pošty.  
-	Výjimku z tohoto má živnostenský odbor, ve věci zrušení živnostenského oprávnění ve smyslu § 58 odst.7 živnostenského zákona. Na doporučení Ministerstva průmyslu a obchodu má živnostenský úřad zveřejňovat tuto informaci pouze ve formě uvedené v živnostenském zákoně, tedy na úřední desce. Zveřejněním těchto informací v elektronické podobě by se jednalo o duplicitní zveřejnění nad rámec živnostenského zákona a tento postup nemá v současné době právní oporu.
5.13.4. Vyvěšení písemných materiálů, zasílaných úřadu od jiných organizací
-	Webové stránky městské části Praha 14 slouží ke zveřejňování informací městské části Praha 14, Úřadu městské části Praha 14, akciové společnosti Správa majetku Praha 14, Magistrátu hl.m.Prahy, finančních úřadů, soudů a dalších úřadů a institucí. Pokud materiál přijde pouze v písemné formě, předá odbor zabezpečující zveřejnění materiálu, materiál Kanceláři tajemníka (informační kancelář), která zabezpečí naskenování tohoto materiálu a následně ho zašle v elektronické podobě odboru informatiky v zásilce elektronické pošty. 
5.13.5. Podmínky pro předání materiálů odboru informatiky
-	Jako adresát zásilky bude uveden „Správce www serveru“, nikoliv jednotliví pracovníci odboru informatiky.
-	V obsahu zásilky bude vždy uvedeno: 
a)	seznam přiložených dokumentů
b)	od kdy do kdy má být materiál vyvěšen (nebo počet dní)
c)	příslušný odbor je odpovědný za obsah a formu vyvěšovaného dokumentu
-	Vyvěšované materiály budou do zásilky přiloženy jako příloha a to jako textové soubory s příponou Doc, RTF, WPD nebo xls.
-	Zásilky, které budou poslány jinému adresátu, než „Správci www serveru“ budou vráceny stejně tak, jako zásilky, které nebudou obsahovat údaje o vyvěšení (popřípadě neúplné či nejasné údaje). Správce www serveru nebude žádným způsobem měnit či jakkoliv upravovat obsah vyvěšovaných dokumentů a za jejich obsah či náležitosti nepřebírá žádnou odpovědnost. 

6. Záznamy

Záznamy, které vyplývají z činností uvedených v této směrnici jsou pro přehlednost uvedeny v následující tabulce.
Identifikace dokumentu	Název dokumentu	Odpovědnost za zpracování	Uložení dokumentu	
			Místo	Doba	
Název, rok	Výroční zpráva	Vedoucí  KT	Informační kancelář	5 let	
Název, rok	
Evidence podaných žádostí o informaci	
Pracovníci informační kanceláře	Informační kancelář	
5 let

7. Související dokumentace
7.1 Dokumenty QMS
QI 42–02–02 	Zpracování a ochrana osobních údajů 
QI 42–02-03  	Ochrana utajovaných informací

7.2 Ostatní závazné dokumenty ( v platném znění)
Zákon č.  106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
Zákon  č.  101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 274/2012 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 500/2004 Sb.,  správní řád, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 1/1993 Sb., Ústava České republiky ze dne 16.12.1992, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 23/1991 Sb., kterým se uvozuje Listina základních práv a svobod, jako ústavní zákon Federálního shromáždění České a Slovenské federativní republiky, ve znění pozdějších předpisů

8. Závěrečná ustanovení

Tato instrukce nabývá účinnosti ode dne 4.6.2014. 

Pokud si uživatel pořídí kopii tohoto dokumentu z PC a nebude-li označena vodotiskem "Pouze pro informaci", označí výtisk tímto nápisem, příp. úhlopříčným přeškrtnutím titulního listu. Takto značené kopie jsou považovány za neřízenou dokumentaci. Uživatel si musí být vědom, že tento dokument byl aktuální pouze v době pořízení kopie.

9. Seznam příloh

Příloha č. 1  - Rozdělovník / seznámení s obsahem
Příloha č. 2  - Revizní / změnový list
Příloha č. 3 – Žádost o poskytnutí informace
Příloha č. 4 – Oznámení o vyřízení žádosti
Příloha č. 5 – Rozhodnutí – VZOR Fyzická osoba
Příloha č. 6 – Rozhodnutí – VZOR Právnická osoba
Příloha č. 7 – Žádost o poskytnutí kopií spisového materiálu                                            	                                  

     Příloha č. 1
Rozdělovník / seznámení s obsahem

K dokumentu č. QI 42-02-04 V02R00
Název dokumentu: Úprava podmínek práva svobodného přístupu k informacím

Datum	Jméno	Podpis	Datum	Jméno	Podpis	

						

						

						

						

						

						

						

* Nehodící se škrtněte 
QF 42-02-01

Příloha č. 2
Revizní / změnový list

List
číslo	Revize
Číslo	Změna
číslo	Popis revize / změny	Datum
revize/změny	Provedl	Podpis	

							

							

							

							

							

							

QF 42-02-02

                                                                                                               Příloha č. 3
Žádost o poskytnutí informace
(dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů)

Žadatel:……………………………………………………………………………………
(jméno a příjmení, u právnické osoby název společnosti)

IČ / RČ:………………………………                      
DIČ:……………………………………..

Adresa(sídlo):………………………………………………………………………………. 
…..…………………………………………………………………………………………….

Telefon:………………………….                      e-mail:…………………………………

žádá: 	odbor ……………………………………... Úřadu m.č.Praha 14     
(vyplňte pouze v případě, že je Vám známo, který odbor je příslušný k podání informace)   
             orgán ……………………………………   MČ Praha 14     

o poskytnutí informace (charakteristika): .………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

způsob poskytnutí informace: (vyznačte zvolený způsob)	

a) zaslat na adresu.................................................................................................................... 

b) zaslat e-mailem ...................................................................................................................

c) k osobnímu vyzvednutí v budově Úřadu m. č. Praha 14, Bří.Venclíků  1072,  Praha 9 - Černý Most,  v informační kanceláři  ( přízemí budovy ) každý den 

........................................................................
                                                                                                                                 podpis

Převzal:...................................................................Dne:...............................................................................

Pozn.: V případě, že je žádost nesrozumitelná, není zřejmé, jaká informace je požadována, nebo je žádost formulována příliš obecně,  bude  žadatel ve lhůtě  7 dnů vyzván, aby ji upřesnil. V případě, že ji neupřesní do 30 dnů ode dne doručení výzvy, žádost bude odložena.
Po zpracování informace bude žadatel vyzván k  úhradě nákladů vynaložených na zpracování a poskytnutí informace. Po provedení  úhrady bude požadovaná informace, včetně příloh, poskytnuta způsobem, který žadatel uvedl v žádosti. Pokud žadatel do 60 dnů ode dne oznámení výše požadované úhrady úhradu nezaplatí, bude žádost odložena. 

QF 42-02-04-01

									Příloha č.4
Úřad městské části Praha 14
Kancelář tajemníka
Bří Venclíků 1073
198 21  Praha 9 - Černý Most

									V Praze dne 
									Č. j.:                       /rok

Adresát

Oznámení o vyřízení žádosti

Oznamujeme Vám, že Vaše žádost o poskytnutí informace ve věci ...............................
............................................. byla vyřízena. 

Informace Vám bude vydána způsobem, který jste uvedl ve Vaší žádosti o poskytnutí informace, po uhrazení nákladů v celkové výši ................... Kč, z toho činí:
•	materiálové náklady ......................... Kč, z toho:
•	pořizování černobílých kopií ......................... Kč
•	pořizování barevných kopií ………………….Kč
•	výtisk z tiskárny počítače ............................... Kč
•	technický nosič dat ……................... Kč 	
•	poštovné ..................... Kč.
•	úhrada za náklady spojené s vyhledáváním a zpracováním ………….. Kč

Výše uvedené náklady je možno, po přidělení variabilního symbolu, hradit převodem z účtu u peněžního ústavu nebo  složenkou na účet č. 19-9800050998/6000, vedený u První městské banky, a.s. anebo v hotovosti v pokladně Úřadu městské části Praha 14, Bří Venclíků 1073, Praha 9 - Černý Most, 1. patro,  místnost č. 109 v době úředních hodin pro veřejnost. 

	.....................................
		(podpis)
	.....................................
		(titul, jméno, příjmení)

QF 42-02-04-02

Příloha č. 5

Vzor rozhodnutí – fyzická osoba

Úřad městské části Praha 14 ( Městská část Praha 14 )
Kancelář tajemníka
Bří Venclíků 1073
198 21  Praha 9 - Černý Most

	V Praze dne 
	Č. j.:                           /rok

adresát

rozhodnutí

…………………………… jako věcně a místně příslušný orgán podle § 15 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, rozhodl

takto:

Žádosti p. ..............................., trvale bytem ..............................., o poskytnutí informace ve věci ................................... se podle § ... zákona č. 106/1999 Sb., ve znění pozdějších předpisů 

nevyhovuje a informace se neposkytne.

Odůvodnění:

Poučení o odvolání:
Proti tomuto rozhodnutí se lze odvolat do 15 dnů ode dne jeho doručení k ……………………, a to podáním podaným v podatelně Úřadu m.č. Praha 14 adresovaným výše uvedenému  věcně a místně příslušnému orgánu ( § 16 zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů ).

		.....................................
		(podpis)
	.....................................
		(titul, jméno, příjmení)
QF 42-02-04-03
	
Příloha č.6
Vzor rozhodnutí – právnická osoba

Úřad městské části Praha 14 ( Městská část Praha 14 )
Kancelář tajemníka
Bří Venclíků 1073
198 21  Praha 9 - Černý Most

	V Praze dne 
	Č. j.:                       /rok

adresát

rozhodnutí

…………………………. jako věcně a místně příslušný orgán podle § 15 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, rozhodl

takto:

Žádosti právnické osoby .............................. (obchodní jméno) se sídlem ..............................., zastoupené p. ................................ (titul, jméno, příjmení, funkce) o poskytnutí informace ve věci ................................... se podle § ... zákona č. 106/1999 Sb., ve znění pozdějších předpisů

nevyhovuje a informace se neposkytne.

Odůvodnění:

Poučení o odvolání:
Proti tomuto rozhodnutí se lze odvolat do 15 dnů ode dne jeho doručení k ……………………, a to podáním podaným v podatelně Úřadu m.č. Praha 14 adresovaným výše uvedenému  věcně a místně příslušnému orgánu ( § 16 zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů ).

 		.....................................
		(podpis)
	.....................................
		(titul, jméno, příjmení)
QF 42-02-04-04
   Příloha č. 7

Žádost o poskytnutí kopií spisového materiálu

Jméno žadatele  :

Specifikace požadovaného materiálu (čísla stránek)  :

V Praze dne ………………………

 
                                                                     …………………………………………..
                                                                                       podpis  žadatele

QF 42-02-04-05